أخطاء شائعة: الإنجاز في المستقبل

إحدى العمليات الأساسية في إدارة المشاريع هي تلك التي تتعلق بكتابة تقارير الأداء التي توضح الإنجاز في جميع أجزاء المشروع بالإضافة إلى كثير من المعلومات الأخرى مثل المخاطر والمشاكل والتغييرات …إلخ، وما يعنينا في هذه التدوينة، هو خطأ شائع في طريقة التعبير عن الإنجاز الزمني لمهام المشروع باستخدام أحد أهم برامج الجدولة الزمنية: مايكروسوفت بروجكت MS Project.

لندخل في المثال مباشرة:

يوضح الشكل التالي جزءا من الجدول الزمني لمشروع (نقل  مقر الشركة) والذي يتكون من عدة مراحل، وفي المرحلة الأولى تستغرق عملية البحث عن مكان مناسب 30 يوما، ومن الواضح أن المهمة الثالثة (البحث لغاية تحديد 3 أماكن محتملة) هي أطول مهمة، وتستغرق 20 يوما، وهي التي سيركز عليها المثال.

عادة عند حصول مدير المشاريع على موافقة إدارة المؤسسة أو راعي المشروع على الخطة التنفيذية للمشروع، سينتج لديه خط الأساس للجدول الزمني، وسنفترض في المثال أن التواريخ المحددة أعلاه تمثل خط الأساس لبداية ونهاية كل مهمة من هذه المهمات.

التاريخ الآن: يوم الأربعاء 18 أوكتوبر، وقد تم إنهاء المهمة الثالثة بأسرع من المتوقع، فبدلا من 20 يوما، استغرقت 10 أيام، وكان هذا بسبب اجتهاد فريق العمل، وغدا 19 أوكتوبر سيقوم مدير المشروع بإعداد تقرير خلال اجتماعه مع مجلس الإدراة لإطلاعهم على الإنجاز، وقد عبرعنه كما يوضح الشكل التالي:

التحديث الذي قام به معد هذا التقرير للتعبير عن إنجاز أسرع من المتوقع عن طريق اعتبار المهمة مكتملة (100%) كما هي، هو أسلوب غير دقيق، وهو خطأ شائع ربما يكون سببه عدم الانتباه لما يعنيه أو يكون دافعه السرعة في التحديث حيث أن MS Project يعطيك الإمكانية لتحديث نسب إنجاز المهام بسرعة من أزرار تحتوي نسبا محددة (25%، 50%، 75%، و 100%). ما يعنيه هذا التحديث ببساطة، أن المهمة المذكورة قد استغرقت 20 يوما وانتهت كما أعد لها، وسيحتاج معد التقرير أن يقول في مكان ما في تقريره أن هذا هو إنجاز مميز لأن اليوم هو 19 أكتوبر، ونسبة الإنجاز المتوقعة هي: 45% لهذه المهمة و16% للمشروع. ولكن كما هو واضح فإن الجدول الزمني المحدث لا يقول هذا، بل يقوم أن عملا تم في المستقبل لغاية 2 نوفمبر ليتم الإنجاز. ولو أراد أحد الحاضرين أن يتحدى معد التقرير فسيقول له بكل بساطة: ما دمتم قد أسرعتم بالإنجاز، فلماذا بقي تاريخ نهاية المشروع كما هو؟

الطريقة الصحيحة لإدخال إنجاز سريع هي في تقصير المدة المتبقية للمهمة (Remaining Duration) ومن ثم عرض التحديث ومقارنته بخط الأساس، كما يبدو في الصورة التالية:

الفوائد المترتبة على عملية الإدخال بهذا الشكل الصحيح كثيرة، أهمها:

•  إثبات إنجاز فريق العمل على الجدول الزمني دون الحاجة إلى شرحه، فمن الواضح عند المقارنة مع خط الأساس أن الإنجاز متقدم
• الاستفادة من إعادة جدولة المهام  بشكل تلقائي والتي سيقوم بها البرنامج، وبالتالي فإن الإنجاز السريع قد أدى إلى إنهاء المشروع في وقت أقصر، وهذا هو المتوقع والطبيعي
• إظهار نسب الإنجاز بشكل صحيح، فالمشروع الآن قد تم بنسبة 18% وليس 28% كما كان ينص عليه التحديث السابق

ختاما، فمن المستحسن في فترات محددة شهرية أو أسبوعية حسب منهجية إدارة المشاريع في المؤسسة أن يتم اعتماد خط أساس جديد لأن ذلك سيشجع فريق العمل على مزيد من الإنجاز بدلا من أن يتركهم يظنون أنهم بإنجازهم في البداية يستطيعون التمهل في النهاية، وهذه سلبية أخرى لإدخال الإنجاز في المستقبل. ومن منا يريد لفريقه أن يلتقط الأنفاس؟ 🙂