خلال اجتماع لأحد مكاتب إدارة المشاريع، أعطي لكل مدير مشروع دقيقة واحدة ليلخص حالة مشروعه، ولأنني كنت جديدا وفي بداية عهدي في إدارة المشاريع، أصبت بالرعب، كيف لي أن أصف حالة مشروع لإنشاء نظام الكتروني معقد يحتوي على وحدات للإدارة المالية وإدارة الموظفين والرواتب والمشتريات، كل واحد من هذه الوحدات كأنها مشروع مستقل له إدارة نقابلها ونأخذ منها المتطلبات، وتواجهنا معها قضايا مختلفة عن الإدارات الأخرى، ووصلنا معها في التنفيذ لمرحلة مختلفة أيضا.
لا تسيؤوا فهمي، أنا كنت مستعدا جدا لذلك الاجتماع، ومعي جهازي وعليه جميع الخطط والوثائق وسجل المخاطر وسجل القضايا وسجل أصحاب العلاقة، وجدول ميزانية المشروع والتدفقات النقدية، … الخ، ما أرعبني فقط هو كيف لي أن أتحدث حول كل ذلك وألخصه في دقيقة واحدة؟ كنت بحاجة لنصف ساعة تقريبا، ما الذي ينبغي أن أقوله الآن ليؤدي الغرض المطلوب؟
لحسن الحظ لم أكن الأول في الحديث، وبدأ الزملاء المتمرسون يتحدثون عن مشاريعهم وبدأت أستمع وأطبق في ذهني إلى أن وصل لي الدور … ونجحت .. هاكم ما قلته كما تسعفني الذاكرة:
“مشروعي هو نظام إداري للعميل (ءءء) في عمّان، ويهدف لأتمتة ثلاثة إدارات لديه وهي الإدارة المالية وإدارة الموارد البشرية وإدارة المشتريات، ولذلك ينقسم المشروع إلى ثلاثة مشاريع جزئية تعمل بالتوازي وكلها تشترك بنفس المراحل. أما المشروع الجزئي الخاص بالنظام المالي فقد أنهينا فيه مرحلة جمع المعلومات ووقع العميل على وثيقة المتطلبات، وأما الثاني الخاص بالموارد البشرية فما زلنا في مرحل البرمجة، وأما الثالث الخاص بالمشتريات فنحن في مرحلة الفحص حاليا.
بدأ المشروع في التاريخ الفلاني، ومدته 7 أشهر، ونسبة الإنجاز الفعلي فيه 34% بينما الإنجاز المفترض هو 40%، والتأخير الحاصل سببه تأخير من قسم الموارد البشرية لتأمين أعضاء الفريق في البداية، ولكن ذلك سبب توفيرا في ميزانية المشروع بنسبة 4% والتي سنستخدمها لضغط مرحلة البرمجة لتجاوز التأخيير والتسليم في الوقت المحدد.
يوجد خطر واحد يستدعي التصعيد، وهو يتعلق باحتمال تغير قوانين احتساب الضمان الاجتماعي حسب ما يشاع في الأخبار، مما سيضطرنا إلى إعادة برمجة تلك الجزئية، ولتقليل أثر ذلك فسنغير خوارزمية حساب الرواتب لتتضمن التغيير المتوقع، بحيث يصبح الوقت الإضافي أقل ما يمكن.”
لو كنتم مكان مديري في ذلك الوقت، هل سيكفيكم هذا التلخيص؟
مراحل 